ERP – Planejamento do Recurso da Empresa, mas não é só isso …

O ERP, sigla de Enterprise Resource Planning, o que em português livre significa Planejamento dos Recursos da Empresa é um conjunto modular de aplicações que pretendem organizar todas as operações de uma empresa, apoiando no controle total de suas informações, integrando dados, recursos e processos, garantindo a confiabilidade dos mesmo para que a empresa obtenha sucesso em sua operação.

Mas como assim?

No final da década de 50, quando os conceitos de controle tecnológico e gestão de empresas ditos como “modernos” tiveram o seu início, a tecnologia ainda dependida de infraestruturas gigantescas e extremamente complexas, como os mainframes que rodavam os primeiros sistemas de controles de estoque. Atividade esta que foi a pioneira na interseção entre gestão e tecnologia.

Um pouco mais adiante, em meados dos anos 70, a preocupação era como gerir eficientemente os recursos de manufatura. Para quem viveu ou estudou esta época, é fácil relacionar este momento com a evolução das indústrias de todos os segmentos. Neste período então, surgem os MRP (Manufacturing Requeriment Planning que em português pode ser dito como Planejamento dos Recursos de Manufatura). O MRP foi então o precursor do que viria a ser o ERP, ainda mais por quê já eram comercializados como pacotes ou conjuntos de sistemas, que mesmo sendo executáveis diferentes, trabalhavam para um mesmo fim.

Na evolução deste cenário, nos anos 80, com o início dos computadores pessoais e redes de computadores interligadas à servidores mais baratos e de arquitetura mais simples que os mainframes, os MRPs passaram também a gerenciar as atividades de mão-de-obra e maquinários. Neste momento os MRPs II já poderiam ser considerados ERPs visto a abrangência de seus controles e gerenciamentos.

Ainda nos anos 80, os demais setores da empresa passaram também a ter os seus controles gerenciados e integrados nos ERP, consolidando nos anos 90 esta característica, uma vez que nesta época já era comum que todos os setores das empresas possuíssem ao menos um computador.

Como um ERP funciona?

Um ERP genericamente é dividido em 3 partes, Aplicação, Banco de Dados e Framework.

A aplicação nesta divisão pode ser entendida como a parte do ERP que se apresenta ao usuário final, tento como recurso os formulários de cadastro, filtros de dados e comandos para processos do software.

O banco de dados é a camada fundamental do ERP pois é no Banco de Dados que todos os dados ficam armazenados e são processados, dessa maneira, dados que são gerados através das diferentes aplicações do ERP são tratados e assim é possível que haja a integração de todas as áreas e setores.

O framework é a camada do ERP que permite parametrizar e/ou configurar todo o sistema ERP. Como ERPs geralmente são desenvolvidos para atender uma gama muito grande de empresas e segmento de negócios, é imprescindível que este permita configurações, assim sendo, garantir que uma grande quantidade de modelos de negócios sejam atendidos pelo ERP.

Por quê quando contratamos um ERP geralmente temos uma grande quantidade de aplicativos diferentes?

Geralmente quando utilizamos um ERP, notamos que ele é constituído de uma série de aplicações, em outras palavras, um programa para o financeiro, um para a logística, um para a diretoria, um para o compras, etc. Isso se deve ao conceito de visão modular do ERP.

Do ponto de vista comercial, esta modularidade é importante pois uma empresa pode optar por comprar um conjunto específico de soluções do ERP, não necessariamente o conjunto todo. Isso facilita na implantação, que pode ser feita integrando módulo a módulo e também pois em segmentos diferentes de negócios, um módulo pode não ser necessário.

Além disso esta visão departamental dos módulos é muito importante pois permite manter os processos de cada departamento dentro da mesma tela, facilitando a operação deste setor da empresa. Mais importante que isso, não permite que alguém de determinado segmento, tenha acesso ou mesmo tome conhecimento das funcionalidades de outro segmento. Para exemplificar, imagine que os operadores responsáveis por compras de produtos não terão acesso nem conhecimento dos recursos disponíveis no módulo de Recursos Humanos e vice-versa. Essa separação é fundamental para garantir a segurança das informações, impedindo que alguém não autorizado realize tarefas em áreas que não lhe diz respeito de forma arbitrária ou acidental.

Mas afinal, quais os objetivos em se ter um ERP na empresa?

o objetivo principal sem dúvida é aumentar a produtividade de todos os colaboradores. Uma vez que todas as tarefas estarão integradas e serão realizadas obedecendo um modus operandi (modo como um indivíduo ou empresa realiza suas operações) padrão e que garanta a integração entre os setores, é mais fácil garantir a redução de falhas operacionais e retrabalho.

Além disso, a organização e confiabilidade das informações aumenta significativamente, o que permite maior eficiência dos setores e tomadas de decisões mais acertivas por parte da direção.

Por último a centralização de todas as informações táticas e estratégicas da informação, agilizando o acesso e garantindo inteligibilidade.

Vantagens tangíveis para uma empresa de pequeno ou médio porte em adotar um ERP

  • Redução de estoque
  • Redução de pessoal
  • Aumento da produtividade
  • Redução no ciclo de ordens
  • Redução no ciclo de fechamento contábil/fiscal
  • Redução nos custos de TI
  • Melhoria nos processos de suprimentos
  • Melhoria na gestão de caixa
  • Aumento na receita / lucro
  • Melhoria no transporte / logística
  • Melhoria nos processos de manutenção
  • Redução no atrazo de entregas

Vantagens intangíveis para uma empresa de pequeno ou médio porte em adotar um ERP

  • Gestão tributária com menos riscos de multas. As regras de negócios e tributárias são gerenciados pelo ERP, reduz erros fiscais e multas.
  • Padronização de processos e fluxo da informação otimizado que trazem aumento da qualidade e eficiência organizacional.
  • Integração entre todos os setores facilita a comunicação e agilidade entre setores com o tráfego das informações com menos tempo e seguras. Tudo isto contribui para a diminuição de prazos.
  • Eliminação de controles manuais, planilhas, anotações, redigitação de dados e diminuição de erros.
  • Detecção de erros internos o que possibilita melhorar os processos, obter novos ganhos e melhorar a qualidade dos produtos e serviços.
  • As informações obtidas em tempo real, ajuda na tomada de decisões rápidas e seguras.
  • Otimização do tempo dos gestores por que não precisa mais envolver com processos operacionais o que lhe permite ter mais tempo para assuntos mais relevantes.
  • Melhorias em processos comerciais e relacionamentos com clientes.

Custos gerais da implantação de um ERP

  • Reengenharia e customizações
  • Conversão de dados e absorção de softwares legado
  • Treinamento e gestão de mudanças
  • Software e licenças
  • Adequação da infraestrutura de hardware

Conclusão

Se nos dias de hoje, cada setor de uma empresa tivesse o seu próprio software, provavelmente a gestão ainda seria possível e dependendo do segmento de negócios da empresa, esta ainda teria lucros e crescimento ao longo dos anos. No entanto, a gestão estaria sujeita a complexos trabalhos de integração e validação que exigiriam especialistas caros e dedicados em tempo integral, ainda assim correndo severos riscos de erros e constantes atrasos.

Um ERP quando bem implementado e aderente ao negócio, permite segurança nas informações, aumento na produtividade, previsão e redução de erros operacionais, redução de estoque de matéria-prima e produto acabado, aumento da produtividade e fechando o pacote, aumento na lucratividade. As opções de mercado são inúmeras, cabe ao profissional de TI escolher aquela que melhor se adeque ao negócio da empresa onde ele trabalha.

 

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