o Excel é sem dúvidas um software sem concorrência, isso é fato! Você pode discordar de mim neste ponto também (levando em conta que você tenha discordado do título deste post) dizendo que existe o libreOffice e o Google Sheet, mas a verdade é que nenhum software de planilha eletrônica atualmente tem todos os recursos e usabilidade que o Excel apresenta.

Outro ponto relevante nesta conversa é que cursos de Excel “avançado” ainda são fonte de renda certa para diversas pessoas e empresas. Mais adiante vou dizer o motivo por ter usado aspas na palavra “avançado”.

Você pode estar se perguntando, “se ele vai falar mal do Excel, por que só o defendeu até agora”? Acontece que eu não tenho motivos para falar mal do Excel, muito pelo contrário, é um software extraordinário e ninguém precisa que eu fale isso pra constatar o óbvio. O que eu quero dizer é que: ” Se você ainda usa excel na sua empresa, tem algo errado acontecendo”. A questão aqui é a sua empresa, não o Excel.

Como eu disse acima, cursos de Excel avançado ainda são extremamente desejáveis pela maioria dos profissionais que trabalham em algum setor administrativo de alguma assim como também é para aqueles que desejam trabalhar nestes setores algum dia. Mas a verdade é que o que se aprende nestes cursos sequer arranha a superfície do que o Excel pode fazer e nunca, jamais, em nenhuma hipótese pode ser chamado de Excel avançado.

Encare a realidade! “procv” não é Excel avançado, tampouco formatação condicional. Isso é básico! Ok! Mas não é este o assunto.

Acontece que é um hábito nas empresas que colaboradores exportem dados de seus ERPs e os manipulem no Excel com estes tais recursos avançados, mantendo uma versão completamente diferente das informações em sua posse. Informações estas que rapidamente estarão desatualizadas ou que poderiam contribuir fortemente ao trabalho de outro colega mas que está restrito ao uso de uma única pessoa. Agora multiplique isso uma vez para cada funcionário da empresa. É um caos completo de desinformação em cores!

Certa vez ouvi em uma empresa um funcionário dizer que não confiava nos relatórios que o ERP dava e preferia fazer ele mesmo o seu controle no Excel. Dá pra entender a dimensão do problema, não dá?

Reiterando, o problema não é e nunca foi o Excel. O problema está em aceitar softwares medíocres, processos obtusos, informações sem validação e planilhas customizadas por setores sem padrão.

O Excel não é fácil de usar

O problema começa aqui. A interface de desenvolvimento de fórmulas e o excesso de ajuda fazem com que o usuário tenha a impressão de que o software é fácil e, se não deu erro, então está certo, né? Blé! Errado!

Através dos recursos que o Excel oferece é muito fácil montar uma fórmula incorreta, com dados divergentes, produzindo informações inverídicas com um resultado bonito, dando a falsa impressão de que aquilo está certo quando na verdade aquilo é um tiro no pé!

O Excel não é colaborativo

É claro que você pode enviar uma cópia da planilha por e-mail ou salvar em um diretório compartilhado, dessa forma ele se torna um arquivo colaborativo. No way punk! De jeito nenhum! Tente abrir e manipular duas pessoas o mesmo arquivo ao mesmo tempo e verá que isso não é verdade.

Faça outro teste! Altere um conteúdo, salve, feche e peça para o seu colega fazer alguma modificação. Agora chame um terceiro colega e peça pra ele identificar quem fez o quê. É impossível! E esta falta de auditoria pode colocar muita coisa a perder.

O Excel não é bom com grande volume de dados

Nunca o Excel vai substituir todo potencial de manipulação e gestão de dados de um Software de Gestão de Bancos de Dados. Um volume de dados que poderia facilmente “quebrar” o Excel em um banco de dados relacional, por exemplo, não faz nem cócegas.

Sem dizer que a quantidade de recursos disponíveis para distribuição, visualização, modelagem e manutenção dos dados em um SGBD é infinitamente superior ao que é disponível no Excel.

O Excel não é seguro

Só este motivo já deveria desencorajar mais da metade do uso deste software nas empresas. O Excel não é uma forma segura de armazenar dados críticos e sigilosos.

Não se engane acreditando que colocar senha ou proteger planilhas vai te salvar de um vazamento de dados ou pior, da criptografia de seus arquivos por um ransomware.

Você vai precisar tomar muito cuidado com seus arquivos caso opte por manter dados sigilosos em planilhas de Excel, fazer cópias e mais cópias, o que elevaria em muitas vezes a chance de você ter versões desatualizadas das informações e mais pontos de vazamento. É terrível! Nem tente.

Existem soluções especializadas, mais simples e seguras

Hoje em dia existem soluções especializadas, mais simples, seguras e em diversos casos quando não é gratuito é de um valor agregado muito interessante.

A vantagem de lançar mão de ferramentas especializadas é que estas resolvem uma gama maior de requisitos que o Excel poderia, como atualização em tempo real e/ou compartilhamento seguro via internet.

Outra vantagem em adotar ferramentas especializadas é que estas possuem uma interface dedicada à tarefa que propõe resolver, o que em diversos casos torna a atividade mais simples e rápida.

Você deveria ter um software completo e não demandar um Excel

Outro ponto polêmico mas que é importante considerar é que, se você utiliza um software de gestão “meia boca” que te exige usar Excel para soluções de contorno. Você precisa resolver o problema na fonte e atacar o seu software e não contornar o problema.

Trabalho com tecnologia tempo suficiente para entender que não é fácil se livrar de um software legado assim como não é fácil explicar para um analista de requisitos as necessidades de funcionalidade e usabilidade para tudo o que desejamos, mas nem tudo está perdido. Existem opções no mercado mais flexíveis, mais aderentes e mais qualificadas do que aquele software que pretende atender gregos e troianos.

A minha dica aqui é, contrate uma empresa que tenha conhecimento no seu ramo de atuação e interesse em aprender com a sua experiência, ou ainda, contrate um profissional para fazer a análise de aderência e a gestão do projeto de forma que seja possível mensurar o nível de adesão e satisfação das premissas.

Conclusão

Dá próxima vez que você precisar de algum relatório, gráfico, planilha, visão ou qualquer outro artefato para tomada de decisão que não seja efêmero, veja o Excel como uma forma de protótipo, de modelar e validar uma ideia, mas de forma nenhuma entenda este recurso como o seu modelo final.

Não acredito que você vá se livrar do Excel em seu ambiente profissional depois de ler um único post na internet assim como sei que não é tudo tão simples de resolver como um texto tendencioso pode levar a acreditar. Mas espero que, agora que você sabe que é possível, que busque melhorar o seu empreendimento adotando ferramentas que realmente resolvem o problema, sem causar novos problemas ou exigir criatividade demais no uso.

Por último, quando ver o anúncio de um curso de Excel Avançado, verifique se o conteúdo é de fato avançado e se você realmente precisa de um uso avançado do Excel. Se você precisa do uso avançado do Excel e não é um cientista ou pesquisador com recursos financeiros limitados, tem algo de muito errado na sua rotina.


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